【健康講座】辦活動不是扮家家酒 @ Not Just The Wedding

要嚴格說起來
我做行銷企劃已經四年了

但是直到今年
我才有認真了解行銷企劃這件事(被毆飛)

朋友常羨慕我的工作
老闆給我很大的創意發想空間、願意放手讓我去做很多事(就算搞砸了他還是願意給我機會再去試一次)
一生能遇到一次這樣的老闆   真的要好好珍惜報答他
學中做、做中錯、錯中在學、學了再做
就這樣一路在公司走過了四個秋冬
而"主持"這件事，也是在公司有了基礎的磨練
進而有機會可以在外拋頭露面(誤)

不過有好有壞
看你怎麼看待你的工作
公司小
所以每個人都身兼數數職
學的也很廣很多
但是還是喜歡大家一起有TEAM的感覺

今年第一次大型活動在4/16
算是在時間很緊湊的情況下，確定時間、場地、流程、細節、到後續活動舉辦的點點滴滴
來跟大家分享一下"如何籌備講座型活動"以及該注意的事項
先從籌備會議開始談起吧

今年2月接到指示，確認在4/16要舉辦一場公開學術性的醫學講座暨公司產品發表會
外加一些灑狗血的抽獎活動一定不能省略的芭拉巴拉
其實我有點緊張
因為一場活動的籌備期至少要三個月
別的不說，光是大型的會議場地至少在三個月前就要確定
不然活動想的再好，一切不就白搭了

一、活動時間確定後，場地就要跟著確定(最好在三個月前訂好，後續籌備期才不至於慌亂)
果然我的擔心一開始就發生，好的場地接二連三的都已經被訂走ORZ
不然就是場地已有人訂但對方尚未付款
這時不是要跟對方來個心理戰玩陰謀論，就是要趕快把錢亮出來領土要趕快畫分(釣魚台是我們的→誤)
經過一場明爭暗鬥，終於皇天不負苦心人，在活動僅剩不到2個月...........我訂到了台大集思會館的國際會議廳

備註：好的場地→交通方便(最好在捷運站旁、最好可以一班捷運直達、不要一直換線)、空間明亮高挑，動線流暢(最好場地服務生都英俊挺拔且單身→喂!!!!!)

二、活動大流程的確定
這個"確定"不是我說了算啊!!!!
是要往上層層通報，從公司執行長→副總→總經理，大家都要有"共識"
之後才能在往下走流程的細項

三、此次活動要達成甚麼樣的目標
雖說我們的主題是"醫學講座"，但畢竟我們還是有仁義道德的商人呀，在這場醫學講座裡面
我們要傳達出甚麼訊息??在講座結束後期待收到參予者怎樣的回應

四、有甚麼小創意可以協助目標的達成
在可被預期出的效果裡，跟老闆提出預算的申請
例如：形象影片的製作、動畫的製作、燈光特效的溝通、攝影記錄
凡是需要花錢的地方，都要先跟老闆報價再跟廠商殺價(驚

五、寫主持稿
以前跟執行副總監搭擋擔任活動主持的時候，都是即興發揮，哪裡有寫甚麼主持稿
這件事情到後來我才覺得很重要(一字一句很傷腦力→誤)
這個稿子我弄到每天脾氣暴躁精神大分裂腦神筋衰落到我到現在還沒有完全恢復正常
因為這樣才能掌控整個流程，每個環節環環相扣(主持人說到哪裡的時候燈光音響要搭配甚麼音樂)
越詳細越好!!!!!!!!!!!!!

六、細項工作的分配
以上方向確認之後，需要哪些影片哪些動畫，哪些相關人員，哪些規劃就要把他們分類去執行
今年~~~~~~台北我終於有幫手了(淚)
雖然是這樣說   但是很多細項的東西還是我去盯場(暈倒~~~~~累了兩個多月活動結束後還是每天都很累媽的!!!!!!!!!!!!!)

A、活動組(主持人、司儀、場控、催場)當天舞台走位
B、舞台組(舞台布置、摸彩箱)
C、音控組(音樂)
D、電腦組(活動執行要放的PPT)
E、產品組
F、接待組(接待貴賓、接待一般會員....)
G、頒獎小姐組

七、準備東西
包括公司形象海報、布旗、指引海報、貴賓席卡、公司產品、摸彩海報、當日優惠活動、筆、剪刀、小刀、膠帶、杯水

除了以上幾點大方向須要注意
還沒寫出來的瑣碎事項包括與場地負責人員溝通協調場地租借注意事項，活動當天的動線、會場內的布置、要上台人員的定點
工作人員的餐盒、處理一堆婆婆媽媽對於這個不滿意那個不順心的囉哩叭唆的鳥心情
事前需要一直一直一直把所有的活動再重新確認一遍叮嚀一遍
活動總召的背後壓力來自於總經理→深怕哪個地方環節出錯~~之後你就有得受了!!!!!!!!!!!!!!!!
啊~~~~~心力交瘁   → 因此讓我胖了3公斤(牽拖阿~~~~~~~~~明明是自己每天消夜不節制怪誰阿~~~~~~~~~~被踢飛)

所有人員就定位後
水深火熱的活動前置作業就要開跑了

雖然已經事前想到了有可能預料到的種種狀況
也盡量去避免了
但是在活動當天還是會遇到整個脫序失控的演出
除了讓我措手不及之外
還要訓練現場應變能力
只能變成下一次活動的改進方向
都有改不完的方向阿
這不就是人生嗎?????(菸)

不過依舊謝謝公司的同事們鼎力相助
一起完成每一次艱難的任務

還有謝謝在活動前一周被我搞到有點精神分裂的製作動畫人員
(陳同學心中OS:這個案子才收你多少錢你卻一直讓我無盡的爆肝!!!!!!!!)
矮油~~~~~來台北姊姊我請你吃飯喔乖

這一次的活動
請了工作室的美女們跟攝影組的菁英們來幫忙助陣
還有年輕的妹妹(年輕真好~~~~遠目)
還有我大學同學們
讓我忙到一直很想暴走的情緒都被壓了下來(愛你們^3^)

來看看當天活動的照片吧!!
我的ㄍㄟ掰照